Voor bedrijven in alle regio’s en industrieën is verstoring van de werkplek als gevolg van COVID-19 onvermijdelijk. Degenen die de verstoring effectief beheersen, zijn niet alleen goed gepositioneerd om de bedrijfsactiviteiten tijdens de uitbraak voort te zetten, maar zijn ook beter voorbereid op toekomstige crises. Nu steeds meer werknemers vanuit huis werken, hebben managers een grotere verantwoordelijkheid dan ooit om de cultuur en het gedrag op de werkplek te helpen vormgeven, waar dat werk ook plaatsvindt.
Hieronder volgen drie manieren om werknemers te helpen productief en betrokken te zijn terwijl ze op afstand werken – samen met praktische tips voor productiviteit op afstand.
1. Bouw een sterke virtuele werkplekinfrastructuur
In de kern bevat een virtuele werkplek veel van dezelfde elementen als een fysieke werkplek: plaatsen om samen te werken, ideeën uit te wisselen en werk gedaan te krijgen. Toch kan het een enorme inspanning kosten om ervoor te zorgen dat elke werknemer de technologie en tools heeft om effectief te zijn in een virtuele omgeving. Van interne chat- en messenger-apps tot videoconferentie-oplossingen, het uitrusten van werknemers met hulpmiddelen om te communiceren – en het geven van training over het gebruik ervan – kan het verschil maken tussen een verbonden organisatie en een verzameling mensen die in silo’s werken.
Hier zijn enkele onderwerpen om te bespreken en tips om te delen met werknemers:
Werkruimte:
Creëer een specifieke, rustige thuiswerkplek met comfortabele meubels om vanaf te werken. Houd een schoon werkoppervlak en zorg ervoor dat er geen struikelgevaar in de buurt is. Advies voor het creëren van een ergonomische werkplek vind je hier.
Internet toegang:
Snelle en / of betrouwbare internettoegang is essentieel. Bandbreedte kan gedurende de dag variëren. Test hier uw internetsnelheid .
Accounttoegang:
Zorg ervoor dat u toegang heeft tot alle accounts die u moet gebruiken en bepaal of u VPN-toegang, een beveiligd ID-token of app nodig heeft om toegang te krijgen tot uw netwerk.
Uitrusting:
Een laptop met een werkende webcamera, koptelefoon en microfoon wordt aanbevolen. Als er andere apparatuur is die u nodig heeft om uw werk te doen, neem dan contact op met uw manager of volg het proces van uw organisatie.
Contactgegevens:
Om ervoor te zorgen dat u alle communicatie ontvangt, bevestigt u uw contactgegevens op de HR-website of -directory van uw bedrijf. Controleer alle informatie en corrigeer eventuele onjuistheden onmiddellijk. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat deze informatie altijd up-to-date is, omdat uw bedrijf op die gegevens kan vertrouwen om u te bereiken in het geval dat het netwerk bijvoorbeeld uitvalt.
2. Houd teams gemotiveerd en verantwoordelijk
Het is belangrijk om te erkennen dat werknemers vragen en zorgen zullen hebben over aanpassing aan de nieuwe werkomgeving. Of ze nu extra apparatuur nodig hebben of zich niet verbonden voelen met het team, het creëren van een dialoog met uw medewerkers en medeleven zijn is van cruciaal belang in deze ontwrichtende tijd. Bovendien kan het creëren van structuur helpen om een gevoel van normaliteit te creëren en om werknemers verantwoordelijk te houden.
Reageer:
Stel uzelf beschikbaar voor collega’s, reageer tijdig op verzoeken om vertrouwen op te bouwen en te behouden. Stel protocollen en verwachtingen vast rond reactietijden.
Communicatie:
Spreek met uw team af over de communicatiekanalen die u gebruikt om verbonden te blijven en documenten te delen. Houd een duidelijke en frequente tekst- / videocommunicatie en coördinatie gaande met uw team en klanten. Ontmoet virtueel met uw collega’s of klanten door gebruik te maken van goedgekeurde applicaties en software.
Schema:
Bepaal op welke uren u en uw team moeten werken en bepaal hoe u uw beschikbaarheid deelt. Volg een werkschema en routine met specifieke werkuren om overbelasting te voorkomen. Wees empathisch en begrijp collega’s die mogelijk kinderen en andere verantwoordelijkheden in huis hebben.
Veiligheid:
Bepaal of er beveiligings- of veiligheidsmaatregelen zijn die u moet oefenen, vooral rond gegevensbeveiliging. Sla uw werk niet op uw desktop op, gebruik goedgekeurde cloud- of gedeelde netwerken, zodat uw werk altijd veilig en toegankelijk is vanaf elk apparaat.
Vergaderingen:
Spreek af welke tools uw team zal gebruiken om te communiceren en samen te werken en zorg ervoor dat iedereen in uw team toegang heeft tot die applicaties. Begin en beëindig uw vergaderingen op tijd en probeer vroegtijdig deel te nemen aan virtuele vergaderingen. Overweeg om kortere vergaderingen te organiseren, voor 25, 45 of 55 minuten. En vraag jezelf altijd af: zijn al deze vergaderingen nodig?
Etiquette:
Respecteer de tijd. Als u een directe sms of een ping verstuurt, moet u weten hoe laat het in hun tijdzone is en moet u bedachtzaam zijn door te vragen of u ze met een vraag mag onderbreken.
Voortgang bijhouden:
Bepaal hoe u contact opneemt met uw team voor updates en de voortgang van projecten en taken bijhoudt.
Gemeenschap:
Vermijd isolatie van uw team door virtuele koffiepauzes te houden en tijd vrij te maken om virtueel te socializen, zodat iedereen de kans krijgt om bij te praten. Vier overwinningen en houd mensen op de hoogte.
3. Geef praktische tips om de individuele productiviteit te verbeteren
Uw werknemers kunnen last hebben van kinderen die thuiskomen van school of meerdere mensen die tegelijkertijd een stille ruimte nodig hebben voor conferentiegesprekken. Het is nodig om ideeën aan te dragen om specifieke uitdagingen aan te gaan, en tips te geven om enige gelijkenis tussen werk en privéleven te verzekeren.
Grenzen:
Bepaal grenzen wanneer u vanuit huis werkt met degenen die bij u wonen, zodat ze weten dat u “buiten bereik” bent als u op uw werkgebied bent of met uw koptelefoon op.
Gezondheid:
Probeer elk uur op te staan en te bewegen. Te lang zitten is niet goed voor je gezondheid.
Professionaliteit:
Wees voorbereid om video te gebruiken voor vergaderingen. De veiligste gok? Kleed je zoals je naar kantoor zou gaan.
Schema:
Plan niet te veel telefonische vergaderingen in. Geef jezelf de tijd om bij te praten en pauzes te nemen, vooral voor de lunch.
Taken:
Maak een dagelijkse takenlijst en wees voorbereid om uw prioriteiten te wijzigen. Met een lijst kunt u van taak wisselen en productief blijven, ongeacht onvoorspelbare gebeurtenissen die zich thuis kunnen voordoen.
Flexibiliteit:
Als u een flexibeler werkschema wilt verkennen om aan uw situatie thuis te voldoen, kan het zinvol zijn om dit met uw manager te bespreken.
Verscheidenheid:
Voor sommigen kan het nuttig zijn om een deel van de dag in verschillende delen van hun huis te werken, voor specifieke taken of op basis van je humeur, bijvoorbeeld telefoontjes op je veranda of balkon.